الإجابة

استشارة حول إعداد برنامج تعريفي للموظفين الجدد

 العميل الكريم/ الشركة الكويتية للاستثمار - الكويت 

بناء على طلبكم الكريم يسرنا أن نقدم لكم استشارة إدارية حول البرنامج التعريفي للموظفين، طريقة إعداده وتنفيذه ومحتويات ومقومات نجاحه.

ينقسم البرنامج التعريفي للموظفين الجدد إلى ثلاث مراحل هي: مرحلة الإعداد قبل وصول الموظف واستلام العمل، ومرحلة اليوم الأول في العمل، والمرحلة الثالثة هي حالة دراسية أو تطبيق عملي لـ برنامج تعريفي للموظفين الجدد.

لا يجب النظر إلى عملية التعريف بمفردها، بل يجب معاملتها كامتداد لعملية اختيار الموظفين، وبداية لاستكمال برنامج التطوير الوظيفي لأفراد فريق العمل  توهي عملية تتألف غالباً من مرحلتين هما برنامج يتناول المؤسسة ككلن ودائماً يقوم بتنفيذه قسم الموارد البشرية، وبرنامج يتناول كل قسم على حدة، وهذه القائمة ستركز على المرحلة الثانية:

مزايا التعريف

1. يعطى فهماً واضحاً لثقافة المنظمة ، قيمها ، رؤيتها ، رسالتها .

2. يساعد على كسر الحاجز واذابة الجليد .

3. يساعد الموظف على فهم دورة وأهمية هذا الدور في المنظمة .

4. يساعد الموظف الجديد على تحقيق أهدافه الموضوعة لاحقاً واختصار فترة التعلم .

5. يساعد الموظف الجديد على تطوير بيئة عمل إيجابية وعلاقات عمل ناجحة عن طريق تشكيل اساساً للمعرفة عن المنظمة أهدافها ، سياستها ، اجراءاتها ، وهيكلها التنظيمي ومهامها الرئيسية .

  اجراءات التوجية والتعريف

اولاً: قبل وصول الموظف

1. اعلام جميع العاملين في المنظمة عن قدوم موظف جديد في يوم محدد وما هي الوظيفة التي سيشغلها والطلب من أعضاء الكادر الوظيفي الترحيب بالموظف الجديد وتشجيعه وتقديم الدعم اللازم له .

2. تحضير مهام ممتعة للموظف في أول أيامه .

3. تجهيز نسخة من بطاقة الوصف الوظيفي ، معايير تقييم الأداء ، الهيكل التنظيمي للمنظمة، تعليمات الموارد البشرية ، تعليمات الدوام والاجازات والمغادرات .

4. ادراج اسم الموظف الجديد لدى برنامج توجيه الموظفين الجدد المنظم من خلال دائرة التدريب في المنظمة.

5. التأكد من أن موقع العمل متوفراً ، ونظيفاً ومجهزاً بكافة المعدات اللازمة .

6. التأكد من وجود نسخة من السياسات المعتمدة لشؤون الموظفين ونسخة من العقد .

7. توفير معلومات كافية عن خدمة المنافع والتعويضات .

8. تعريف احد اعضاء فريق العمل كرفيق ملازم للموظف الجديد خلال الأسبوع الأول.

9. تجهيز قائمة عن المسؤولين والموظفين الذين يتوجب الالتقاء بهم وفهم طبيعة أعمالهم ومدى ارتباطها بعمله.

10. تجهيز بطاقة الدوام ، بطاقة موقف السيارات و بطاقة دخول المبنى.

11. وضع مسودة لخطة تدريبية للموظف خلال الأشهر الأولى لعمله .

 ثانياً: اليوم الأول في الوظيفة

1. الترحيب بالموظف بحرارة والتقليل من التوتر الذي من الممكن أن يشعر به .

2. مناقشة الخطة المعدة لليوم الاول مع الموظف .

3. القيام بتعريف الموظف الى أعضاء الفريق الآخرين .

4. توصيل الموظف الجديد الى مكتبة .

5. مراجعة بطاقة الوصف الوظيفي والهيكل التنظيمي مع الموظف .

6. شرح النظام المعمول به في المنظمة لتأمين المواصلات واستخدام الهاتف ، الفاكس ، الانترنت ، البريد الالكتروني .

7. تسليم الموظف نسخة من حزمة المنافع والتعويضات ومناقشة أي تساؤلات يطرحها .

8. التأكد من قيام الموظف بتعبئة كافة أوراق التوظيف والنماذج المعتمدة .

9. شرح السياسة المعتمدة لفترة التجربة والية التقييم في نهاية فترة التجربة والية التقييم المعتمدة لاحقاً .

خلال الأسابيع الأولى يجب تنظيم جدول للمقابلات مع الموظف الجديد لمناقشة الأمور التالية:

1. الانطباع الشامل للموظف عن المنظمة والمشاكل والاهتمامات بشكل عام .

2. مناقشة الهيكل التنظيمي والترابط والتكامل بين الأقسام بشكل عام والقسم الذي يعمل فيه بشكل خاص

3. مناقشة الرؤية وكيف يعمل قسمه من خلال تحقيق أهدافهه على دعم رسالة المنظمة ومساعدتها على تحقيق أهدافها المنشودة .

4. شرح خطة التقييم ومناقشة آلية تطوير الأداء والأساليب المستخدمة في قياس النمو والتطور الوظيفي.

5. مراجعة قواعد العمل ودليل الحضور واجراءات الالتزام بالدوام .

6. شرح واجبات الموظف والتزاماته بخصوص اساءة استخدام الموارد والتبعات القانونية المترتبة عليه .

7. مناقشة الارشادات المتبعة للمحافظة على الامن " اغلاق الابواب والمكاتب ...الخ " .

8. مراجعة سياسات المنظمة المعتمدة في مجال الأمان في مقر العمل ،وتقييم الاجراءات المعتمدة و الارشادات الواجب اتباعها في حالات الطوارىء .

9. مناقشة الخطة التدريبية للموظف مع الأخذ بعين الاعتبار أي تغييرات مقترحة من قبل الموظف وتطبيق المقترحات المتفق عليها ما بين المدير والموظف .

* تنفيذاً لكل ما ورد سابقاً يجب على المشرف وضع قائمة تفقد CHECK LIST وذلك لضمان تنفيذ البرنامج التعريفي

حالة واقعية:

محمود موظف جديد في شركة عربية، وقد انضم مؤخرا (قبل شهرين) لفريق المبيعات، ووظيفته بائع. ونظرا لأنه لم يتلق التوجيه المناسب، ولم يفهم مسؤولياته وصلاحياته، فقد أرسل رسالة لعميله، ونسي تضمين المرفقات، كما أخطأ في كتابة اسم العميل. هو بائع نشيط ومتحمس ومجتهد، ويحقق مبيعات ممتازة، لكن نقص التوجيه والتدريب، جعله يغفل عن الاستعانة بسكرتيرة القسم لمساعدته في أعمال إدارية كان عليه أن يفوضها لإدارة خدمة العملاء، ولزميلته السكرتيرة في المكتب المجاور.  فماذا كانت النتيجة؟

تلقى رسالة عنيفة جدا كرد فعل من عميله الكبير. ولكن الرسالة كانت عنيفه إلى الحد الذي أربكه تماما، ولم يعرف كيف يتصرف كموظف جديد، فلجأ إلى مديره يسأله النصح. بادر مديره فورا ولجأ إلى إدارة التدريب في الشركة، وطلب منهم توجيه محمود من جديد إلى دوره، فتمت إعادة توضيح صلاحياته، مع توجيهه من مدير قسم خدمة العملاء إلى الاعتذار من عميله الهام عندما يكلمه في المرة القادمة؛ لعل وعسى أن يدرك عميله الكبير أن رد فعله كان مبالغا فيه، وجاء كرد فعل، وليس كاستجابة إيجابية لمثل هذا الخطأ الذي يتكرر دائما من الموظفين الجدد. وهذا يعني ببساطة: أن كثيرا من المنظمات التي تغفل برامج توجيه الموظفين الجدد، يمكن أن تنتهز فرصة اي خطأ، وتطبق منهجية كايزن والتحسين المستمر، وتعيد تصميم برامج التوجيه فيها، من واقع الأخطاء المتكررة. وكلما كانت الأخطاء أكثر تكرارا وفداحة، كلما وجب توجيه البرامج في ذلك الاتجاه. كما يتضح أيضا، أن منظمة العميل بحاجة إلى إعادة تصميم برامجها التدريبية ومنظومة بناء وتطوير وتحسين السلوك أيضا، استنادا إلى الأخطاء المشابهة. مثلا: هل لدى منظمة العميل هذه سياسة مكتوبة للاعتذار من العملاء والموردين والزملاء، وهل هي مقننة وموحدة، أم تتم بعشوائية وتعتمد على تقدير الموظف والمدير الشخصي فقط. 

هذا وللمزيد من التعمق في هذا الموضوع الحيوي، أرفقنا لكم مجموعة من الخلاصات التي - إن شاء الله تفيدكم في هذا الموضوع، على أمل إدراك أهمية محتوانا لمنظمتكم ككل، وأهمية الاشتراك المؤسسي، وليس التعليم الفردي المتقطع، والاستئثار الشخصي بالمعرفة، بدلا من نشرها في كافة أرجاء المنظمة، وهي:

وظائف خالية: إيجاد وتعيين والاحتفاظ بأفضل العاملين

العدد: 111 - من سنة 1997 آب (أغسطس): تتوجه الخلاصة لمن يمرون بالتجربة الصعبة لاختيار وتعيين العاملين الجدد. وتمنحهم كثيرا من النصائح والإستراتيجيات الفعالة للمفاضلة بين المرشحين والاختيار من بين المتقدمين، للوظائف الشاغرة.

كيف يمكنك تحريك جبل فوجي؟: أسرار اختبار واختيار الموظفين في ميكروسوفت

العدد: 263 - من سنة 2003 كانون الأول (ديسمبر) تكشف الخلاصة أسرار اختيار الموظفين والتعيين داخل شركة ميكروسوفت والأسئلة التي تطرح على المرشحين لتقييم مهاراتهم وشخصياتهم وقدراتهم. وبذلك فهي لا غنى عنها لكل من يعملون في أقسام الموارد البشرية ومجال تعيين الموظفين، بل وللموظفين أنفسهم الذين ينوون التقدم لشغل مناصب في كبريات الشركات التي تسعى لتنمية رأس المال الفكري والبشري فيها.

المدير الجديد: كيف تجتاز المئة يوم الأولي بنجاح

العدد: 361 - من سنة 2008 كانون الثاني (يناير): لم يعد المديرون الجدد يجدون مساعدةً من أسلافهم عند تولي المناصب مثلما كان يحدث سابقًا، إذ بات الموظف ينهي عملاً في مؤسسة ما ليبدأ آخر في مؤسسة جديدة في اليوم التالي. وتشير زيادة معدل التغيير في القيادات العليا إلى حقيقة أن الضغط أصبح شديدًا على المديرين للابتكار، وهو الغاية الأساسية من تعيينهم.

التسعون يوماً الأولي في الحكومة: الاستراتيجيات المؤثرة في نجاح مديرى القطاع العام الجدد

العدد: 334 - من سنة 2006 تشرين الثاني (نوفمبر( من الأفضل لك أن تطمح إلى الحصول على منصب قيادي في الحكومة ولا توفق، من أن تنجح في الحصول على المنصب ثم تفشل في إدارته. سيكون الفشل الأول محدوداً ولن يدوم طويلاً، وسيكون الفشل الثاني ومدوياً ودائماً. فمن المؤلم حقاً أن تمنى محاولاتك الدؤوبة لتبوؤ منصب قيادي رفيع بالفشل، ومع ذلك فإن النجاح الأولي لا يعني نجاحاً دائماً ولا يدعو للطمأنينة كما تظن للوهلة الأولى. سفيتح لك النجاح في تبوؤ المنصب أبواب الشهرة، لكنه سيفتح عليك أيضاً أبواب الصعوبات والمشكلات ويضعك أمام تحديات – ربما تكون - لا طاقة لك بها. لا يخلو الاضطلاع بأدوار جديدة من مخاطر، فأنت تترك ما عرفته وعركته جيداً لتنطلق في رحلة نحو المجهول، رحلة مضنية لمعرفة المزيد عن عملك وذاتك، ولتطور مهاراتك وقدراتك. كما أن الترقية تحمل في طياتها الانتقال من مجال التخصص إلى مجال الإدارة العامة، مما يشتت انتباهك وتركيزك بين أكثر من مجال وهذا أمر مرهق في كل الأحوال. والأصعب من ذلك كله، أن يصاحب الترقية الانتقال من هيئة لأخرى، وهذا أمر يتطلب التأقلم مع معطيات ثقافة بيئة العمل الجديدة واكتساب معارف ومعلومات مختلفة، وإقامة علاقات متشعبة. وفي كل الأحوال ستجد نفسك في موقف يبعث على الحيرة، ولا يخلو من الغموض: فأنت سعيد بالقفزة البيروقراطية والترقية السياسية، لكنك خائف ومتوجس من التحديات التي تنتظرك. فماذا ستفعل لتواجه تحديات هذه المرحلة الحساسة بل والخطيرة من حياتك المهنية والتي نسميها: "الفترة الانتقالية"؟

التسعون يوماً الأولى: استراتيجيات النجاح للمديرين الجدد

العدد: 275 - من سنة 2004 حزيران (يونيو): في الأيام الـ 90 الأولى، عليك أن تعزز مصداقيتك الشخصية في الشركة. المناصب الجديدة غالباً ما تكون مصحوبة بالقلق والخوف من المجهول. وإخفاق المدير الجديد في إجراء بعد التغييرات وإيجاد نوع من الزخم والاندفاع وطرح رؤية جديدة، قد يؤدي إلى إثارة مشكلات قد لا تنتهي إلا مع نهاية عهده وإحلال مدير آخر مكانه. ستمدكم هذه الخلاصة بالاستراتيجيات والأدوات التي تساعدكم على الاستعداد للوظائف الجديدة، وتحقيق نجاحات مبكرة تمهد الطريق لمزيد من النجاحات، وتكسبكم الثقة بالنفس، وتزيد ثقة موظفيكم فيكم. وذلك عن طريق تحديد نقاط ضعفك، وزيادة جرعة التعلم الشخصية لديك وتحقيق نجاحات مبكرة. وتطبيق سياسة: " ما صنع نجاحك في الماضي، لا يمكنه صنع نجاحك في المستقبل.

وبإيجاز شديد:

يعتبر ترتيب المؤسسة لـ برنامج تعريفي للموظفين الجدد ي يعتبر أمرًا حيويًا لتحقيق بداية عملية محفزة. ويتضمن البرنامج النموذج والعملي لاستقبال الموظف الجديد العناصر التالية:

أولاً، يجب ترتيب استقبالٍ دافئ وودي للموظف الجديد. يمكن تعيين موظف مختص لمرافقته والترحيب به وتوجيهه خلال الأيام الأولى، وتعريف الموظف الجديد بأفراد الفريق والإدارة العليا وإطلاعه على هيكل المؤسسة وأهدافها.

ثانيًا، يجب توفير مواد تعريفية شاملة تشمل تاريخ المؤسسة ورؤيتها وقيمها ومنتجاتها وثقافتها ورسالتها وخدماتها. ويمكن تقديم هذه المواد في شكل وثائق مطبوعة أو وسائط رقمية.

ثالثا، يجب توفير برنامج تدريب متكامل يعرّف الموظف الجديد بالمهام والواجبات الخاصة به. ينبغي توفير فرص للموظف الجديد للمشاركة في ورش العمل وحضور برامج التدريب العملية لتعزيز مهاراته وفهمه لعمل المؤسسة. ويفضل تعيين مدرب أو كوتش أو مدرب داخلي Mentor يجهزه ويؤهل لمهامه المستقبلية المتعددة.

أخيرًا، يجب توفير فرصة للموظف الجديد للتعرف على زملائه في العمل وتكوين علاقات مهنية إيجابية. ويمكن تنظيم فعاليات اجتماعية أو جلسات تعارف لتعزيز التواصل وتنمية روح الفريق بين الجميع بمن فيهم الموظف الجديد.

يوفر موقع وتطبيق إدارة.كوم Edara.com App ملخصات كتب صوتية Audio وملخصات كتب pdf بعضها قديم يعود إلى تسعينات القرن العشرين، وبعضها حديث جدا صدر هذا العام،

يمكنكم قراءة المواضيع التالية للاستزادة حول برنامج تعريف الموظفين الجديد:

كيف تستقبل الموظف الجديد – فصل في كتاب الإدارة بالفطرة للمدير ورجال الأعمال

الشهور الأولى في الوظيفة – فصل في كتاب مدير لأول مرة

الدليل العملي للموارد البشرية: أسئلة المديرين والموظفين وإجابات خبراء الموارد البشرية الممارسين

مع تحيات
إدارة الاستشارات والتدريب

Edara.com App

دبي - Dubai