الإجابة

استشارة إدارية من موقع وتطبيق إدارة.كوم Edara.com حول ما هي مهام السكرتير التنفيذي:

ما هي مهام السكرتير التنفيذي ؟ سؤال مهم وللإجابة عنه يجب علينا ذكر مسئوليات وأبرز مهام السكرتير التنفيذي:

• متابعة البريد الصادر والوارد واستلامه بمواعيده الدقيقة، وفرزه بشكل مرتّب ومتناسق، تحديداً في حال كان البريد الوارد لعدّة أقسام أو البريد الوارد لعدّة جهات رسمية أو غير رسمية، وهي تعد من مهام أي سكرتير تنفيذي.

• عرض البريد اليومي على المدير الإداري للشركة، وتصوير الأوراق المهمة التي تحتاج لأكثر من نسخة لحفظها بشكل مرتّب وفي الملفات الخاصّة لسهولة الرجوع إليها عند الضرورة، فالحفظ بالطريقة الإدارية المطلوبة يسهّل العمل كثيراً في المستقبل وهو من مهام سكرتير تنفيذي.

• استقبال المكالمات الهاتفيّة ومعرفة المتصلين لتحويلهم إلى الجهات المعنيّة في المؤسسّة،إلى جانب تدوين الملاحظات اللازمة وأرقام الهواتف من المتّصل للرجوع إليه عند الحاجة، وعلى السكرتير هنا كتابة كل الملاحظات بدقّة متناهية لإبلاغها للمدير، كما على السكرتير إجراء المكالمات التي يحتاجها المدير، وهذه تعد من مسئوليات أي سكرتير تنفيذي.

• إعداد وكتابة الخطابات والتقارير والكتب الرسميّة وطباعتها بمنتهى الدقّة، بالإضافة إلى تصميم الجداول الخاصّة بالعمل وتصويرها وحفظها للرجوع إليها مستقبلاً، وكتابة المذكّرات الإدارية الخاصّة بالموظفين والموجّهة من المدير إلى الأقسام الأخرى، وهي من مهام السكرتير التنفيذي الأساسية.  ​

• تنسيق الاجتماعات الداخليّة في الشركة مع تجهيز غرفة وطاولة الاجتماعات وترتيبها بشكل جيّد وحضور الاجتماع لكتابة الملاحظات ومحضر الاجتماع، إلى جانب استقبال المدعوين على الاجتماع من خارج المؤسّسة، وبعد ذلك طباعة مَحضر الاجتماع جيّداً وتنسيقه بصفة رسميّة، ليوزّع فيما بعد على المشاركين في الاجتماع للتوقيع عليه. ​

• يُعد ترتيب مواعيد المدير وتسجيل معلومات الزوّار وعرضها على المدير ومناقشتها معه، ومن ثمّ تجهيز المعلومات المطلوبة بشكل دقيق، وترتيب الأوراق التي يحتاجها المدير أثناء زيارته أو أثناء موعدهم من مهام السكرتير التنفيذي. 

•   على السكرتير التنفيذي استقبال الزوّار، واتّخاذ كل الأمور المتعلقّة بالزيارات بعين الاعتبار، بالإضافة إلى استقبال الضيوف المهمين جداً من خارج البلد التي توجد فيها المؤسّسة. 

• عليه أن يقوم بترتيب جميع السفريات التي يقوم بها المدير وكبار الموظفين في المؤسسة، وجمع كل المعلومات اللازمة والمتعلقة في السفريات وتجهيز الملفّات التي يمكن استخدامها أثناء السفر، مع إخبار الجّهة المستضيفة للمدير عن موعد وصوله ومكان إقامته، مع حرصه على متابعة جميع الأمور االازمة لحين وصول المدير إلى البلد المُستضيف، وفي حال طرأ أي تغيير أو إلغاء للسّفر وجب عليه إخبار الجهات المعنية بذلك. 

• تنظيم وترتيب جميع الملفّات الإدارية، وتجهيز المكان الخاص المناسب لحفظ المعلومات والملفات فيه، بالإضافة إلى فهرسة الملفات والكتب الإدارية والرسمية، والمذكّرات الداخلية وحفظها بشكل مرتّب، بالإضافة إلى إتلاف الملفات القديمة والكتب الإدارية ومذكّرات الذي مرّ عليها وقت طويل. 

• متابعة وتنسيق جميع الأعمال الإداريّة وتحديد الأمور التي يجب متابعتها، إلى جانب الاطلاع على ملفات المتابعة اليوميّة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لحل المشكلات المتواجدة، وحفظ جميع المُتعلّقات التي تم استخدامها في الموضوع بشكل منسّق ومرتّب بملفات خاصّة. 

• الترتيب المناسب المتعلّق بالأمور التي يحتاجها المدير والموظفين في المؤسّسة ومتابعتها مثل أمور الصيانة، والأدوات، والقرطاسية النّاقصة، وإدارة صندوق النثريات المالية في الإدارة، واستلام الفواتير والتوقيع عليها وحفظها لتسليمها لقسم المحاسبة.

•  تصميم التقارير وإنشاء الجداول الإداريّة وذلك من خلال الاستعانة بتطبيقات الحاسوب، لذا كان من اللازم أن يتمتّع السكرتير التنفيذي بالمعرفة التامّة في استعمال تطبيقات الحاسوب، مع ضرورة تصميم التقارير عن طريق استخدام هذه التطبيقات وإنشاء الجداول الإداريّة لاستخدامها، وهذا ما نحتاج أن نعرفه للإجابة على سؤال ما هي مهام السكرتير التنفيذي.

للمزيد يمكنك قراءة المواضيع التالية:

الأولويات أولى: لتعيش وتحب وتتعلم وتترك أثراً خالداً

قمة الأداء: كيف تضاعف فاعليتك وقدرتك التنافسية

 التنظيم من الداخل للخارج: النظام الطبيعي لتنظيم حياتك الشخصية و العملية

القائمة المرجعية: كيف تنظم وتضبط أعمالك

فن الإنجاز: تحقيق أعلى درجات الإنتاجية بلا ضغوط نفسية

مع تحيات
إدارة الاستشارات والتدريب

Edara.com App

دبي Dubai