الإجابة

لإعداد خطة علاقات عامة متكاملة لشركة سياحة وسفر سعودية لتنظيم عملية انتقال مقرها إلى مقر جديد، يمكن اتباع الإرشادات العامة التالية، والتي عليك تخصيصها وفقًا لظروف واحتياجات شركتك والميزانية المعتمدة لخطة الانتقال. ومهما قدمنا من إرشادات، فالأفضل هو تكليف شركة علاقات عامة بإدارة عملية الانتقال، على أن تمتلك تلك الشركة خبرة في هذا المجال، والأهم هو أن يكون لديها قسم أو خبير متخصصة في تنظيم وإدارة وتصوير الفعاليات، ويمكنك أن تطلب منهم تكليف شركة هدايا بإعداد المطلوب لمثل هذه المناسبة الاستراتيجية التي لا تتكرر كثيراً.

ويمكنك لخطتك المبدئية أن تشمل الخطوات التالية:

تحليل الجمهور المستهدف:

حدد الجمهور الرئيسي المستهدف لشركتك، مثل العملاء الحاليين والمحتملين والموظفين ووسائل الإعلام والشركاء والأطراف المعنية الأخرى. ثم حلل احتياجات وتوقعات الجمهور المستهدف وحدد المعلومات والرسائل التي يجب توصيلها لهم مبكراً، وقبل فعالية الانتقال بأسبوعين على الأقل، لتمنحهم الوقت الكافي لاتخاذ قرار المشاركة بالحضور.

تخطيط الاتصال:

ضع الأهداف الواقعية المبتغاة من تنظيم فعالية الانتقال، وهي أهداف يجب أن تركز على تعريف الجمهور بالمقر الجديد، ودرء المخاوف وتعزيز الثقة وتوفير المعلومات اللازمة للجمهور عن المقر الجديد وأهداف الانتقال، والموظفين الذين سيواصلون العمل معكم وخدمة العملاء القريبين والبعيدين أيضاً. ثم حدد قنوات الاتصال المناسبة لكل فئة من الجمهور المستهدف، مثل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي والمنشورات الورقية والاجتماعات الشخصية والاتصالات الهاتفية والزيارات الشخصية لكبار العملاء إن لزم الامر.

إعداد المواد الإعلامية والإعلانية:

أعد مواد إعلامية متنوعة وجذابة تشمل الرسائل الشارحة والموضحة لمميزات المقر الجديد ومواعيد تنفيذ الانتقال، ويمكن نشر بيانات صحفية ومنشورات ونشرات إخبارية ومقاطع فيديو قصيرة وتوزيعها على قنوات التواصل الاجتماعي والإعلاميين والمؤثرين والصحف وغيرها. ومن المهم تخصيص المواد الإعلامية لكل قناة اتصال ولكل فئة من الجمهور المستهدف بالشكل المناسب لكل قناة.

تنظيم فعالية الانتقال ودعوة العملاء:

ضع خطة خاصة ومفصلة لفعالية الاحتفال بالمقر الجديد، مثل حفل افتتاح أو جولة تعريفية للعملاء في المقر الجديد، وارسل دعوات شخصية للعملاء الحاليين والمحتملين لحضور الفعالية وتوضيح أهمية الحضور. فإن لم يكن المكان أو المقر الجديد كافياً لاستقبال كل العملاء الحاضرين، يمكن تنظيم حفل في فندق أو قاعدة اجتماعات كبرى، وعرض مميزات وإمكانات المقر الجديد من خلال فيلم فيديو مصور ذي جودة عالية، بل جودة رائعة.

الاتصال بوسائل الإعلام:

جهز قائمة بوسائل الإعلام المحلية والصحف والمجلات والمدونين المؤثرين في مجال السفر والسياحة، خاصة الوسائل التي تغطي فعاليات المنافسين، وركز على المؤثرين والكتاب والصحفيين المتخصصين في السياحة والسفر وأدب الرحلات الخ. ارسل نشرة أو بيان صحفي مكتوب حول عملية الانتقال والفعالية المخططة للصحف ووسائل الإعلام الأخرى.

دعوة العملاء للحضور:

يمكنك إعداد استبيان أو استطلاع رأي للعملاء للحصول على ملاحظاتهم وتوقعاتهم بشأن عملية الانتقال ومتطلبات المقر الجديد من وجهة نظرهم، واستخدم هذه الملاحظات لتحسين عملية الانتقال وتلبية احتياجات العملاء. ومن المهم تشجيع العملاء على المشاركة بالكتابة والرد والتعليق والإعجابات عبر  وسائل التواصل الاجتماعي، واستأذن منهم بنشر مشاركتهم ومشاعرهم وتجاربهم وصورهم في الفعالية واستخدام وسم أو هاشتاج خاص بفعالية الانتقال ينشر على مختلف قنوات التواصل الاجتماعي.

متابعة العملاء وتقييم العملية:

تابع مستوى استجابة العملاء لعملية الانتقال والفعالية ونجاح تنظيم يوم الانتقال وقيم الخطة بشكل عام. أيضا حلل التغطية الإعلامية وراجع التعليقات وملاحظات المتعاملين لتحسين حملات العلاقات العامة في المستقبل. ولا تنس تأمين الدعم الداخلي من موظفيك ومساعديك لفعالية الانتقال، بمشاورتهم والاسترشاد بآرائهم، والأهم طبعاً هو توزيع الأدوار عليهم وتكليف كل منهم بمهمة محددة، مع توفير الموارد الكافية لهم ليرتقوا بأدائهم ومن ثم ترتقون جميعاً باسم وبراند وسمعة ومستقبل مكتب السياحة والسفر.

ملاحظة هامة: نقترح عليك تقديم هدايا غير متوقعة لكبار العملاء، المقصود هدايا مفاجئة جداً لهم، وحتى يمكن للهدايا غير ذات التكاليف العالية أن تشمل كل من يشرفون الفعالية بالحضور والمباركة. ومن أفضل الهدايا غير المتوقعة شراء مجموعة اشتراكات بأسعار الجملة من منصة إدارة.كوم Edara.com ومفاجأتهم أثناء الحقل بتقديم كلمة سر – PW – تسمح لكل منهم باستخدام محتوى المنصة والتطبيق لمدة عام، أو ستة أشهر على الأقل!

ما رأيكم بهذه الفكرة التي يمكن وصفها بأنها تفكير خارج الصندوق! لماذا: لأن تطبيق إدارة.كوم والموقع سيخدمهم جميعاً أثناء رحلات السفر والسياحة سوءا ارتحلوا بالسيارة أو بالطيارة ونحن مقبلون على الإجازات والصيف الطويل، الذي يمكن أن يرافقنا فيه محتوى إدارة.كوم طول الإجازات الخاصة والإجازات العائلية ورحلات البزنس أيضا.

هذا ويمكنكم طلب سعر خاص بهذه المناسبة العظيمة، والله الموفق.

المزيد من ملخصات الكتب pdf المقروءة أو حلقات كتب مسجلة ملخصات كتب صوتية من Edara.com Audio:

• مخلص كتاب علاقات البيزنس الناجحة pdf : تجربة العميل الرائعة تحوله إلى شريك  Do B2B Better pdf
• خدمة راقية كيف تُسِعد العملاء والزملاء والشركاء Uplifting Service a Proven Path to Customer Satisfaction ملخص كتاب صوتي audio  وكتاب مقروء pdf
• هذا هو التسويق ملخص كتاب سيث جودن الشهير This is Marketing pdf لن تُرى ما لم تتعلم كيف تَرى
• ملخص كتاب القواعد الجديدة للمبيعات وخدمة العملاء : كيف تستخدم البيع المرن والتفاعل الفوري وقواعد البيانات الكبرى The New Rules of Sales and Service pdf
• ملخص كتاب تأثير الولاء The Loyalty Effect pdf القوة الكامنة وراء النمو والأرباح والقيمة المستديمة
• أخلاقيات تنظيم المناسبات وإدارة الفعاليات – مقال في مجلة علاقات – العدد رقم 3 عام 2007

مع تحيات
إدارة الاستشارات والتوجيه
Coaching
بقيادة : نسيم الصمادي
www.edara.com