الإجابة

ما هي الطريقة الأنسب للأرشفة؟

الطريقة الأنسب للأرشفة تعتمد على نوع المواد أو المعلومات التي ترغب في أرشفتها. هناك عدة طرق شائعة للأرشفة ويمكن اختيار الأنسب حسب احتياجاتك. إليك بعض الطرق الشائعة للأرشفة:

• الأرشفة الورقية: تشمل استخدام الأرشفة التقليدية بواسطة استخدام الأوراق والملفات والصناديق لتنظيم المستندات والمعلومات. يُعتبر هذا الأسلوب تقليديًا وقد يكون مناسبًا للمؤسسات التي لديها حجم صغير من المستندات. ولكن الأرشفة الورقية تراجع دورها كثيراً في الدول والمؤسسات المتقدمة بعد أن حلت مكانها الأرشفة الإلكترونية والرقمية.
• الأرشفة الرقميةElectronic Archiving System : تعتمد على تحويل المستندات والمعلومات إلى صيغ رقمية وتخزينها على وسائط إلكترونية مثل الأقراص الصلبة، أو الخوادم، أو نظم التخزين السحابة Cloud Storage. يمكن استخدام برامج إدارة المستندات الإلكترونية EDMS لتنظيم وفهرسة الملفات والوثائق الرقمية. ويتيح الأرشيف الإلكتروني إمكانية الوصول السريع والسهل للمعلومات وتوفير مساحات التخزين المطلوبة.
• الأرشفة عبر الإنترنت Online Archiving أونلاين: يمكن استخدام خدمات تخزين البيانات عبر الإنترنت مثل Google Drive أو Dropbox أو Microsoft OneDrive لتخزين وحفظ المستندات والمعلومات. وتتيح هذه الخدمات الوصول إلى الملفات من أي مكان وفي أي وقت، وتوفر نسخاً احتياطية تلقائية للبيانات.
• الأرشفة الهجينة: تعتمد على استخدام مزيج من الأرشفة الورقية والرقمية. يتم الاحتفاظ ببعض المستندات الحساسة أو القانونية في شكل ورقي، بينما يتم تحويل المستندات الأخرى إلى صيغ رقمية.

عند تحديد الطريقة المناسبة للأرشفة، يجب مراعاة عدة عوامل مثل حجم ونوع المستندات، وسهولة الوصول إلى المعلومات، ومتطلبات الأمان والخصوصية. مع الأخذ بالاعتبار مراعاة المعايير القانونية والتنظيمية المتعلقة بأرشفة المعلومات في مجال عملك أو صناعتك.

كما ظهر مؤخرًا تأثير الذكاء الاصطناعيArtificial Intelligence AI في مجال الأرشفة حيث صار لنظم الذكاء الاصطناعي تأثير كبير على كيفية تنظيم وإدارة المعلومات. وهذه أمثلة على تأثير الذكاء الاصطناعي في مجال الأرشفة:

• تسهيل وتسريع عملية الفهرسة: الذكاء الاصطناعي مفيد وسريع في عملية فهرسة المستندات وتنظيمها تلقائياً باستخدام تقنيات التعلم الآلي، يمكن للأنظمة الذكية أن تتعلم وتحلل محتوى المستندات وتعين تصنيفات وأكواد Classification and Indexing وعلامات توضيحية بناءً على محتوى الوثائق ورتبها وعلاقة الموضوعات الرئيسية بتفريعاتها. وهذا يساعد في تسهيل البحث عن البيانات والوصول السريع إلى المعلومات المرتبطة بالمستندات.
• تحسين التعرف على النصوص والترجمة: يمكن لتقنيات الذكاء الاصطناعي أن تساعد في تحسين قدرة الأنظمة على معرفة محتوى النصوص الموجودة في المستندات وفهمها واسترجاعها. يمكن استخدام تقنيات التعلم العميق لتدريب نماذج تعترف بأنماط النص وتحويل النصوص المكتوبة إلى نصوص منظمة وقابلة للبحث. كما يمكن تطبيق تقنيات الترجمة الآلية لترجمة المستندات إلى لغات مختلفة بدقة وفاعلية أكبر.
• تحسين الكشف عن المعلومات الحساسة: الذكاء الاصطناعي يُساعد في اكتشاف المعلومات الحساسة أو السرية الموجودة في المستندات، لا سيما المستندات الرقمية. يتم تدريب نماذج التعلم العميق على التعرف على أنماط وعناصر معينة تشير إلى المعلومات الحساسة، مثل الأرقام الضريبية أو الهويات الشخصية. هذا يساعد في حماية البيانات الحساسة وضمان الامتثال للتشريعات والقوانين المتعلقة بحماية البيانات.

نظم الأرشفة السابقة تتعلق بتقنيات وطرق الحفظ ونظم الأرشيف. أما من حيث ترتيب البيانات داخل النظام فهناك طرق متعددة للتنظيم هي:

التنظيم حسب الموضوع: يتم تصنيف البيانات والوثائق والملفات حسب موضوعاتها حيث يحدد رأس موضوع Subject لكل وثيقة ليتم وضع المحتوى الأرشيفي المتشابه جنبا إلى جنب وفي نفس الفئة الموضوعية.

التنظيم حسب المشروع: توضع وثائق ومعلومات المشروعات المتشابهة معا للعودة إليها بسرعة عند اللزوم.

التنظيم حسب شكل المادة الأرشيفية: حيث توضع الكتب معاً، والملفات الورقية معاً، والملفات الإلكترونية أيضاً معاً وهكذا.

التنظيم الأبجدي أو الألفبائي (الألفباتي): تصنف الملفات والوثائق المؤرشفة حسب الحروف الأبجدية بتتابع، ويستخدم هذا الترقيم في الملفات القليلة حيث يخصص حرف أبجدي واحد لكل من أسماء الملفات والملفات التي يحتويها الأرشيف.

ولكن النظم السابقة بدأت تختفي تماماً في ظل تطور نظم الأرشفة الإلكترونية والرقمية ونظم التخزين والحفظ والاسترجاع الذكية.

اقرأ المزيد من الاستشارات الإدارية حول نظم الأرشفة وحفظ الوثائق والمستندات واسترجاع المعلومات أو اطلب المزيد من الاستشارات المجانية – استشارات إدارية مجانية – على منصة وتطبيق www.edara.com:
ملخص كتاب الإدارة المكتبية الحديثة والأرشفة الالكترونية pdf

النظام كأفضل ما يكون

إدارة الفوضى

مع تحيات
إدارة الاستشارات والتوجيه
Coaching
بقيادة : نسيم الصمادي
www.edara.com