الإجابة

عزيزنا العميل

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الإدارة المكتبية الحديثة

هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت وبأدنى تكلفة. وتقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية، وإعداد التقارير

لذلك فإن الإدارة المكتبية الآن بما تشمله من كافة الأعمال المكتبية التي تؤدى في المكاتب ، أصبحت فرعاً مهماً من فروع علم الإدارة. وتطورت تطوراً ملحوظاً في أهدافها ومبادئها ووظائفها خاصة بعد إدخال التقنية الحديثة من آلات وأجهزة ومعدات وأنظمة إلكترونية للإتصالات والحفظ ، مما جعل الأعمال المكتبية الآن في أغلب المنظمات والمنشآت والبنوك عنصراً رئيسياً في العمل وليس عنصراً ثانوياً كما كان من قبل ، مما أبرز أهمية الأعمال المكتبية في كافة المنظمات متمثلة في الفروع العديدة لها والتي تؤدي بدلاً منها الإتصالات الكتابية بكافة أنواعها وإجراءات تداولها ثم حفظها ، كل ذلك مقروناً بأعمال السكرتارية المتنوعة مما جعل الإدارة المكتبية هي الأساس في عمل مديري المكاتب.

فهي تتضمن: ( أصول إدارة، إدارة مكاتب، سكرتارية، صياغة مراسلات وإعداد التقارير، إدارة ضغوط العمل، اتصالات إدارية، علاقات عامة، سلوك تنظيمي)

أما الأرشفة الإلكترونية فهي جزء من الإدارة المكتبية وهي تهدف إلى تسهيل عمليات البحت وادارة المعلومات، إمكانية الاحتفاظ بكم هائل من المعلومات تعجز عنه الأرشفة الورقية، وتسهيل ربط أجزاء الشركة من خلال توزيع المستندات بشكل الكتروني، تقليل التكلفه في عمليات الاستنساخ وغيرها...-توزيع عمليات البحث.

وهذه بعض خلاصاتنا:

إدارة الفوضى: حلول عملية لإدارة الوقت والمعلومات

العدد: 229 - من سنة 2002 تموز (يوليو): ترى الخلاصة أن الفوضى تعني اختفاء العلاقة المباشرة بين السبب والنتيجة. ومن هنا تقدم الخلاصة عدة طرق فعالة كي تجنبك أن تحدث الأشياء دون أن تدرك أسبابها الحقيقية بجلاء، حتى لو كانت وسط عدد كبير من المتغيرات. والغرض من ذلك هو تمكينك من إدارة النظام المعقد الذي أصبحت تمثله حياة كل منا. وتتطرق الخلاصة لمختلف مجالات هذا التطبيق، فتبحث الفوضى في بيئة العمل، وترينا كيف يمكن التغلب عليها. وكذلك تشرح لنا كيف ننتقل من النظريات إلى المهارات. وتقدم لنا عددا من المهارات الهامة التي يحتاجها المدير العصري، مثل مهارة القراءة السريعة.

النظام كأفضل ما يكون: إدارة الذات والناس والأعمال الورقية

العدد: 84 - من سنة 1996 حزيران (يونيو): لا تطالبك الخلاصة بأن تكون منظماً إلى حد الملل. فالتنظيم الإيجابي لا يعني طلب الكمال. بل يعني أن تكون منظماً بالدرجة التي تحتاجها، وبما يتناسب مع مركزك الوظيفي وطموحاتك وتطلعاتك وصورتك التي تريد ترسيخها لدى الآخرين، وصورة مؤسستك لدي العملاء والموردين. كما أنها تؤكد أن سيطرتك على عملك واستثمار وقتك وتنظيم أوراقك ليست دليلا أكيداً على أنك إنسان منظم. بدلاً من ذلك تساعدك الخلاصة على التحكم في أولوياتك ووضعها في نسق متكامل يوازن بين تفاصيل العمل اليومي ورؤيتك الكلية للمستقبل. مما يعني الموازنة بين الخاص والعام، وبين العمل والمنزل. وبين الإنتاج والتطوير وبين البحث والتسويق، وبين القديم والجديد. بحيث تصل إلى التنظيم الفعال الذي يلائم طموحاتك المستقبلية وحياتك العملية والشخصية.

للاطلاع على مزيد من الاجابات التفصيلية لسؤالك يمكنك الدخول على الاعداد التالية
النظام كأفضل ما يكون
إدارة الفوضى
مع تحيات
إدارة الاستشارات والتوجيه
Coaching
بقيادة : نسيم الصمادي
www.edara.com