البرامج التعريفية للموظفين الجدد

لا ينبغي النظر إلى عملية تقديم برنامج تعريفي للموظفين الجدد بمفردها، بل يجب معاملتها كامتداد لعملية اختيار الموظفين، وبداية لاستكمال برنامج التطوير الوظيفي "لأفراد فريق العمل"، وهي عملية تتألف غالباً من مرحلتين هما: برنامج يتناول المؤسسة ككل، ودائماً يقوم بتنفيذه قسم الموارد البشرية، وبرنامج يتناول كل قسم على حدة، وهذه القائمة ستركز على المرحلة الثانية.

مزايا تقديم برنامج تعريفي للموظفين الجدد:

1. يعطي فهماً واضحاً لثقافة المنظمة، وقيمها، ورؤيتها، ورسالتها .

2. يساعد على كسر الحاجز وإذابة الجليد .

3. يساعد الموظف على فهم دوره وأهمية هذا الدور في المنظمة .

4. يساعد الموظف الجديد على تحقيق أهدافه الموضوعة لاحقاً واختصار فترة التعلم

 5. يساعد الموظف الجديد على تطوير بيئة عمل إيجابية وعلاقات عمل ناجحة عن طريق تشكيل أساس للمعرفة عن المنظمة: أهدافها، وسياستها، وإجراءاتها، وهيكلها التنظيمي، ومهامها الرئيسة .

إجراءات التوجيه والتعريف

أولاً: قبل وصول الموظف وبدء أي برنامج تعريفي للموظفين الجدد

1. إعلام جميع العاملين في المنظمة عن قدوم موظف جديد في يوم محدد، والوظيفة التي سيشغلها، والطلب من أعضاء الكادر الوظيفي الترحيب بالموظف الجديد وتشجيعه وتقديم الدعم اللازم له .

2. تحضير مهام ممتعة للموظف في أول أيامه .

3. تجهيز نسخة من بطاقة الوصف الوظيفي، ومعايير تقييم الأداء، والهيكل التنظيمي للمنظمة، وتعليمات الموارد البشرية، وتعليمات الدوام والإجازات والمغادرات .

4. إدراج اسم الموظف الجديد في برنامج توجيه الموظفين الجدد المنظم من خلال دائرة التدريب في المنظمة.

5. التأكد من أن موقع العمل متوفر، ونظيف، ومجهز بجميع المعدات اللازمة .

6. التأكد من وجود نسخة من السياسات المعتمدة لشؤون الموظفين ونسخة من العقد .

7. توفير معلومات كافية عن خدمة المنافع والتعويضات .

8. تعريف أحد أعضاء فريق العمل كرفيق ملازم للموظف الجديد خلال الأسبوع الأول.

9. تجهيز قائمة عن المسؤولين والموظفين الذين يتوجب التقاؤهم وفهم طبيعة أعمالهم ومدى ارتباطها بعمله.

10. تجهيز بطاقة الدوام، وبطاقة موقف السيارات، وبطاقة دخول المبنى (إن وجد).

11. وضع مسودة لخطة تدريبية للموظف خلال الأشهر الأولى لعمله .

ثانياً: اليوم الأول في الوظيفة 

1. الترحيب بالموظف بحرارة والتقليل من التوتر الذي من الممكن أن يشعر به .

2. مناقشة الخطة المعدة لليوم الأول مع الموظف .

3. القيام بتعريف الموظف إلى أعضاء الفريق الآخرين .

4. توصيل الموظف الجديد إلى مكتبه .

5. مراجعة بطاقة الوصف الوظيفي والهيكل التنظيمي مع الموظف .

6. شرح النظام المعمول به في المنظمة لتأمين المواصلات واستخدام الهاتف، والفاكس، والإنترنت، والبريد الإلكتروني .

7. تسليم الموظف نسخة من حزمة المنافع والتعويضات ومناقشة أي تساؤلات يطرحها .

8. التأكد من قيام الموظف بتعبئة كل أوراق التوظيف والنماذج المعتمدة .

9. شرح السياسة المعتمدة لفترة التجربة وآلية التقييم في نهاية فترة التجربة وآلية التقييم المعتمدة لاحقاً .

خلال الأسابيع الأولى، يجب تنظيم جدول للمقابلات مع الموظف الجديد لمناقشة الأمور التالية:

1.  الانطباع الشامل للموظف عن المنظمة والمشاكل والاهتمامات بشكل عام .

2.  مناقشة الهيكل التنظيمي والترابط والتكامل بين الأقسام بشكل عام والقسم الذي يعمل فيه بشكل خاص.

3.  مناقشة الرؤية وكيف يعمل قسمه من خلال تحقيق أهدافه على دعم رسالة المنظمة ومساعدتها على تحقيق أهدافها المنشودة.

4. شرح خطة التقييم ومناقشة آلية تطوير الأداء والأساليب المستخدمة في قياس النمو والتطور الوظيفي.

5. مراجعة قواعد العمل ودليل الحضور وإجراءات الالتزام بالدوام .

6. شرح واجبات الموظف والتزاماته بخصوص إساءة استخدام الموارد والتبعات القانونية المترتبة على ذلك .

7. مناقشة الإرشادات المتبعة للمحافظة على الأمن: إغلاق الأبواب والمكاتب... الخ.

8. مراجعة سياسات المنظمة المعتمدة في مجال الأمان في مقر العمل، وتقييم الإجراءات المعتمدة والإرشادات الواجب اتباعها في حالات الطوارئ .

9. مناقشة الخطة التدريبية للموظف مع الأخذ بعين الاعتبار أي تغييرات مقترحة من قبل الموظف وتطبيق المقترحات المتفق عليها ما بين المدير والموظف .

تنفيذاً لكل ما ورد سابقاً يجب على المشرف وضع قائمة تفقد CHECK LIST، وذلك لضمان تنفيذ برنامج تعريفي للموظفين الجدد على المستوي المطلوب.

حالة واقعية
محمود موظف جديد في شركة عربية، وقد انضم مؤخراً (قبل شهرين) لفريق المبيعات، ووظيفته بائع. ونظراً إلى أنه لم يتلقَّ برنامج تعريفي للموظفين الجدد ولا التوجيه المناسب، ولم يفهم مسؤولياته وصلاحياته، فقد أرسل رسالة إلى عميله، ونسي تضمين المرفقات، كما أخطأ في كتابة اسم العميل. هو بائع نشيط ومتحمس ومجتهد، ويحقق مبيعات ممتازة، لكن نقص التوجيه والتدريب، جعله يغفل عن الاستعانة بسكرتيرة القسم لمساعدته في أعمال إدارية كان عليه أن يفوضها لإدارة خدمة العملاء، ولزميلته السكرتيرة في المكتب المجاور، فماذا كانت النتيجة؟
تلقى رسالة عنيفة جداً كرد فعل من عميله الكبير؛ عنيفة إلى الحد الذي أربكه تماماً، ولم يعرف كيف يتصرف كموظف جديد، فلجأ إلى مديره يسأله النصح. بادر مديره فوراً ولجأ إلى إدارة التدريب في الشركة، وطلب منهم توجيه محمود من جديد إلى دوره، فتمت إعادة توضيح صلاحياته، مع توجيهه من مدير قسم خدمة العملاء إلى الاعتذار من عميله المهم عندما يكلمه في المرة القادمة؛ لعل وعسى أن يدرك عميله الكبير أن رد فعله كان مبالغاً فيه، وجاء كرد فعل، وليس كاستجابة إيجابية لمثل هذا الخطأ الذي يتكرر دائماً من الموظفين الجدد. وهذا يعني ببساطة: أن كثيراً من المنظمات التي تغفل أهمية إعداد برنامج تعريفي للموظفين الجدد.

لذا يمكن أن تنتهز فرصة أي خطأ، وتطبق منهجية "كايزن" والتحسين المستمر، وتعيد تصميم برامج التوجيه فيها، من واقع الأخطاء المتكررة. وكلما كانت الأخطاء أكثر تكراراً وفداحة، وجب توجيه البرامج في ذلك الاتجاه، كما يتضح أيضاً أن منظمة العميل بحاجة إلى إعادة تصميم برامجها التدريبية ومنظومة بناء وتطوير وتحسين السلوك أيضاً، استناداً إلى الأخطاء المشابهة. مثلاً: هل لدى منظمة العميل سياسة مكتوبة للاعتذار من العملاء والموردين والزملاء، وهل هي مقننة وموحدة، أم تتم بعشوائية وتعتمد على تقدير الموظف والمدير الشخصي فقط؟

للمزيد يمكنك أيضاً قراءة المواضيع التالية:

أساسيات إدارة الموارد البشرية: دليل مختصر وسريع للمديرين والمحترفين في إدارة الموظفين

إحياء وتحريك المؤسسات الراكدة: تحكَّم في مؤسستك بترسيخ القيم وتحديد الأهداف وتعزيز المساءلة

المهارات الناعمة: برنامج تدريبي لتأهيل وتمكين الموظفين الشباب

كيف تبني فريق عملِ استثنائياً: اكتشف مواهبهم وقُدهم على منحنى التعلم

الدليل الإنساني للموارد البشرية: عشر طرق مجربة لبناء بيئة عمل مثالية للعمل والعاملين