الإجابة

العميل الكريم/

أصبحت كتابة الخطابات الرسمية وغير الرسمية، للمديرين والرسميين سواء في القطاع العام أو الخاص عملية سهلة، ويمكن الاستعانة عند كتابتها بتطبيقات الذكاء الاصطناعي، لا سيما تطبيقات الشات والذكاء الاصطناعي التوليدي. فمع انتشار البريد الإلكتروني وتراجع أهمية الخطابات والمراسلات الورقية، واعتماد البريد الإلكتروني email كقناة رسمية وموثوقة وموثقة للتواصل، صارت الكتابة أكثر بساطة وأقل رسمية. ولم يعد المتلقي (أي الجهة التي تخاطبها) تهتم بالشكليات كما كان في الماضي.

واستناداً إلى ما سبق، فإن أهم ما عليك تعلمه في هذه المرحلة هو الاهتمام باللغة، وإتقان أسلوب الصياغة، سواء كتبت بالعربية أو الإنجليزية أو أي لغة أخرى. وهذه أمور سهلة ويمكنك إتقانها حتى بدون تعلم النحو والصرف وحفظ ألفية ابن مالك، أو قراءة العقاد وطه حسين والحصول على شهادة في اللغة العربية. أما إن كانت الكتابة وظيفتك الرسمية، فيفضل الاستعانة بمدرب أو موجه يعطيك ما بين 4 إلى 5 حصص توجيهية "كوتشينج" ليصحح لك أخطاءك المتكررة ومن ثم تتخلص من 80% من الأخطاء المتشابهة التي تقع فيها عادة.

ملاحظة أخرى مهمة: أطلب من مديرك أو مدير الشؤون الإدارية في مؤسستك تزويدك بنماذج من المراسلات والخطابات السابقة، واقتد بها، أي قلدها واكتب على نمطها لتتعلم بسرعة. وهناك بشكل عام اعتبارات أساسية عليك مراعاتها عندما تكتب وهذه أهمها:

تجنب أخطاء النحو والهجاء والإملاء، استخدام الجمل القصيرة والسهلة في الكتابة، التعبير عن المعنى المقصود بالعدد المناسب من الكلمات، الاهتمام بعلامات الترقيم والوقف والتشكيل، عدم البدء في الكتابة الا بعد كفاية المعلومات والحقائق وتحديد الرسالة التي تريد توصيلها، استخدام لغة واضحة ومحددة المعنى، تجنب الأخطاء الشائعة، التسلسل المنطقي للأفكار، الاختصار والتركيز، التفكير الجيد.

هذا وتختلف عناصر الخطاب من مؤسسة إلى أخرى، وأهم نقطة هنا هي أن تتبع الأسلوب والنمط الذي تعتمده مؤسستك أو شركتك في صياغة الخطابات وتنظيمها حتى وإن لم تكن مثالية. فمن المهم أن تتشابه مراسلات المؤسسة ولا يُترك لكل موظف مجال كبير للاجتهاد حتى لا يكتب كل مدير أو موظف أو قسم بطريقة مختلفة عن بقية أقسام المؤسسة. أما عناصر الخطاب الرئيسة فيمكن أن تشمل - مثالاً لا حصراً - ما يلي:

اسم وعنوان الجهة المرسلة، رقم الخطاب، تاريخ إرسال الخطاب، المرفقات ويشار إليها في آخر الخطاب، الموضوع ويكتب في الأعلى أو في حقل الموضوع في حالة رسائل البريد الإلكتروني، اسم المرسل إليه مع صيغة التخاطب اللائقة بمستواه الوظيفي، وظيفة المرسل إليه، تحية الافتتاح، صلب الرسالة أو نص الرسالة (الخطاب)، تحية الختام، اسم المُرسِل، التوقيع، والختم. وفي الخطابات الرسمية يكون الختم ضرورياً في معظم الأحيان.

وهناك سمات عالمية معتمدة يجب أن تلتزم بها كل (رسالة) إدارية أو خطاب رسمي، وهي:

الكمال أو الاكتمال: احتواء الخطاب على جميع الحقائق التي يحتاجها القارئ Complete

الاختصارConcise  التعبير بأقل عدد من الكلمات والعبارات دون فقدان الكمال

الدقة: Correct أن تكون الحقائق صحيحة وكذلك اللغة والعبارات والإنشاء وعلامات الترقيم طبعاً.

الاعتبار: Consideration أي أخذ القارئ في الاعتبار أثناء الكتابة (ماذا يرغب- مشاكله- ظروفه).

التماسك: Coherence بحيث يكون الموضوع محددا وواضحا بعيداً على الثرثرة والتشتيت

الوضوح  Clearويشمل وضوح المعاني والصياغة مع ملاحظة الفروق بين الناس

الكياسة واللباقة Courtesy بأن يكون التركيز على المتلقي مع مراعاة المجاملة وأخذ مستوى المرسَل إليه بالاعتبار من باب الدبلوماسية والرقي أيضاً.

ويمكنك حفظ الشروط السابقة للكتابة الإدارية الرسمية، خاصة عند كتابة الرسائل وكتابة الخطابات الرسمية فكل الشروط والسمات السابقة تبدأ بحرف C بالإنجليزية.
مع تحيات
إدارة الاستشارات والتوجيه
Coaching
www.edara.com