أعدادك المجانية

1442#

فن صياغة المراسلات الإدارية والخطابات الرسمية

كيف أتقن فن صياغة المراسلات الإدارية والخطابات الرسمية وما هو البرامج والتطبيقات والكتب التي تقوي مهاراتي الإبداعية في الصياغة الفنية في المجال الحكومي ، حيث أنني أقوم بمهام مدير مكتب المدير التنفيذي والمدير العام

الإجابة

تختلف الكتابة الإدارية عن الكتابة الأدبية والفنية وعن الكتابة بشكل عام في أنها تعتمد على التقرير لا على التعبير الفني، وعلى الحقائق والإقناع لا على البلاغة والإبهار. ولذا يجب أن تلتزم باللغة الرسمية والاختصار والتركيز والوضوح والمباشرة، ومحاولة توصيل الفكرة وتحديد المطلوب، أكثر من التركيز على روعة اللغة، والإطناب، والإسهاب، والتكرار.  

والحقيقة أن التدريب على الكتابة الإدارية وصَّوغ الخطابات الرسمية، لا سيما في المؤسسات الحكومية، يختلف عن الكتابة الإبداعية، وحتى عن الكتابة في المؤسسات الخاصة. وذلك لأن لكل مؤسسة ثقافتها وشخصيتها، فنجد كتابة المراسلات والمذكرات والتقارير تختلف من مؤسسة إلى أخرى، لأنها كثيراً ما تعكس شخصية المدير التنفيذي أو المدير العام، ورؤيته وأسلوبه، أكثر مما تلتزم بنمط مقنن وثابت.

وعليه، فإن أفضل طريقة لتحسين مستوى الكتابة هو التدريب العملي، ليس على الكتابة والصياغة بشكل عام، وإنما بتحسين صوغ الكتابة الشائعة والمعتمدة حالياً. وعليه نقترح عليك ما يلي:

أولا: اختيار مدرب كتابة متخصص بالكتابة الإدارية الاحترافية، والاتفاق على عدة جلسات إرشادية خاصة "كوتشينج" يتم من خلالها استعراض الرسائل الحالية وتحسينها بالتدريج.

ثانيا: كل كاتب إداري أو أمين سر، أو محرر وكاتب مذكرات يرتكب أخطاء قليلة، ولكنه يكررها بانتظام، ومن ثم فإن التخلص من الأخطاء الشائعة في كتابته يؤدي إلى تحسين الكتابة بشكل كبير وغير متوقع. بمعنى أن التخلص من 20% من الأخطاء المتكررة، يمكن أن يُحسِّن مستوى الكتابة بنسبة 80%. وهذا تحسين كبير جداً سيلاحظه كل من يقرأ رسائلك ومذكراتك وتقاريرك بعد التدريب الخاص.

أما الجوانب التفصيلية لمتطلبات إتقان صياغة المراسلات الإدارية والخطابات الرسمية الحكومية فيمكن أن تشمل ما يلي، على سبيل المثال لا الحصر:

أولا: الالتزام التام بالجوانب الشكلية:

وهذا يشمل شعار المؤسسة واسمها بدقة والترويسة المعتادة وذكر الرقم المرجعي للخطاب وتاريخ المراسلة وموضوعها. بحيث يتم دائماً إثبات الرقم المرجعي والتاريخ في أعلى الصفحة.

ثانياً: اللغة والأسلوب:

يعني استخدام لغة رسمية لا شخصية، وتجنب اللهجة العامية والعبارات الغامضة، وكذلك الإيجاز والوضوح وتجنب إضافة أي معلومات وتفاصيل لا تُضيف قيمة للمتلقي.

ثالثا: التنسيق والعرض:

يجب الاهتمام بتنسيق النصوص وتوحيد الهوامش والمسافات بين السطور والفقرات، واستخدام علامات الترقيم الصحيحة، وهذه مشكلة شائعة حيث إن معظم من يكتبون باللغة العربية لا يتقنون ضبط علامات الترقيم تماماً. ويُمكن للمدرب أو الكوتش المساعدة في هذا بشكل جذري. ومن المهم بشأن التنسيق الالتزام باستخدام نفس الخط المتفق عليه في المؤسسة.

رابعاً: المراجعة والتدقيق:

من المهم دائما مراجعة النص للتأكد من خلوه من الأخطاء النحوية والإملائية وأخطاء الطباعة والسهو، ولا تكفي مراجعة واحدة، بل يجب المراجعة مرتين على الأقل. ومن المهم عند المراجعة حذف كل كلمة أو معلومة يمكن حذفها دون الإخلال بالمعنى، لأن المفردات الزائدة في الكتابة الإدارية لا تقل تشويشاً وإرباكاً عن النقص والاختصار المُخِّل.

أما التطبيقات والتدريبات والأدوات المساعدة في تحسين مهارات الكتابة الإدارية فيمكن أن تشمل:

  • ابدأ بقراءة كتاب عن الأخطاء الشائعة في اللغة العربية لتتمكن من تجنبها.
  • اقرأ كتاباً في الإملاء باللغة العربية بشرط أن يكون مبسَّطاً ليساعدك في كتابة الهمزات التي يخطيء فيها معظم الكتاب، حتى المحترفين منهم.
  • تدرَّب على العدد والمعدود لتتقن هذا الجانب تماماً، ويمكن لنا توفير مُرشد عملي يساعدك في هذه المهارة بشكل كبير.
  • ابدأ بمراجعة النماذج الجاهزة في مؤسستك وتدرب على تحسينها، ولا تحاول ابتكار نمط جديد وغير مألوف يخصك وحدك. ويمكنك الاطلاع على الكتابات الإدارية لدى بعض المؤسسات المتميزة والعريقة لمضاهاة أسلوبها في الكتابة والصياغة الاحترافية. ولكن يبقى الحل الأفضل والمثالي ليميزك عن كل من سواك؛ الاستعانة بمدرب خاص "كوتش" يراجع معك نماذج داخلية من مؤسستك الحكومية، ويدربك على تحسينها، وستبهر مديرك وكل من تخاطبه داخل المؤسسة وخارجها.

بالتوفيق إن شاء الله.

مع تحيات
إدارة الاستشارات والتوجيه
Coaching
www.edara.com

نسيم الصمادي

بتاريخ 18/02/2025