الإجابة

الأستاذ ياسر السعيد المحترم 

السعودية 

السلام عليكم 

يشرفنا الإجابة عن سؤالك المهم هذا، والذي سبق لنا الإجابة عن سؤالين آخرين مشابهين له.  ويمكنك الوصول إلى إجابتنا السابقة على هذا الرابط: 

http://www.edara.com/MyAccount/Answer.aspx?QuestionID=2604

بالنسبة للهيكل التنظيمي وأسسه فإن تصميمه يعتمد أساسا على حجم المنظمة وعدد إداراتها وفروعها وأقسامها وطبيعة أنشطتها والصناعة التي تنتمي إليها.  وبشكل عام هناك عدة أشكال للهياكل التنظيمية هي:

1. التصميم البسيط أو السهل وهو الذي يأخذ الشكل الهرمي بداية من رئيس مجلس الإدارة ثم المدير العام و/أو نائبه، ثم بقية الإدارات .. وهكذا.

2. التصميم حسب الأقسام والإدارة بحيث يصبح لكل إدارة وكل قسم صندوقه في الهيكل التنظيمي.

3. التصميم حسب الوظائف والأنشطة التي تمارسها المنظمة مثل: بحث وتطوير - إنتاج - مخازن وسلاسل توريد - تسويق - خدمة عملاء .. وهكذا ..

4. التصميم حسب فرق العمل و/أو حسب المشروعات القائمة.

أما سمات التصميم التنظيمي أو البناء المؤسسي الفعال، فيمكن حصرها باختصار فيما يلي:

- مرن ويساعد على تحقيق الاستراتيجية.

- يضغط ويضبط التكاليف.

- يثمر ويمكن الموظفين من الإبداع ويطلق طاقتهم

- يعمل في كل الظروف ورغم كل المعوقات

- يحمي ويمكن الأخصائيين والمبدعين والموظفين الفنيين الابتكاريين

- يوضح تسلسل اتخاذ القرار في المنظمة

- يوضح مستويات الصلاحيات

- يعضد تحمل المسؤوليات على جميع المستويات

- يساعد وسهل عمليات الابتكار والتطوير

- يعكس تدفق وفعالية الأداء بدلا من الألاعيب السياسية والأهمية الشخصية للموظفين؛ أي يضع الشخص المناسب في المكان المناسب طبقا لمنهجية التمتين.

بالنسبة لحالتكم الخاصة، فإن الإدارة المالية إدارة خدمية.  وبما أنها فصلت عن القطاعين التجاري والصناعي، وأصبح مستقلة على بقية الإدارية وتتبع مباشرة للرئيس التنفيذي، فإن العلاقة التنظيمية ستكون كما يلي:

أولا: يرأس الإدارة المالية مدير عام للمالية أو ما يسمى المراقب المالي Financial Conroller ويكون مستقلا عن مديري الإدارتين الأخريين.

ثانيا: مدير عام المالية يتبع الرئيس التنفيذي ويتبعه ايضا محللون ماليون ومدققون ومحاسبون وسكرتاريا.

ثالثا:  يعين مدير المالية هذا مدير حسابات للقطاع التجاري ويتبعه إداريا وماليا.  وكذلك يعين مدير حسابات آخر للقطاع الصناعي.

رابعا: المدير المالي العام هذا يعين كل من يتبعه في إدارته ويسأل ويساءل عن أدائه.  فهو مستقل تماما عن المدير الصناعي والمدير التجاري، ولا تتم مساءلته إلا من قبل مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي بناء على أدائه وعلى مراجعات وتدقيقات إدارة شركة التدقيق والمراجعة الخارجية التي تعينها الشركة.

من المفيد أن يكون مديرا الحسابات تابعين للمدير المالي المستقبل وليس لمديري القطاعين، حيث ستتمتع الإدارة المالية باستقلالية، ولكن يجب أن يكون المدير المالي قياديا ومرنا ومتفهما وسريعا وإيجابيا ومبادرا ليدير علاقته بفعالية مع رئيسه (التنفيذي) ومع مديري القطاعين الآخرين.  كما على الرئيس التنفيذي أن يوطد روح الفريق بين الإدارات الثلاثة وإلا ستتفاقم المشكلات.

البديل الآخر هو أن تكون هناك إدارة مالية مستقلة لكل قطاع، وهذا يعتمد أيضا على ما اذا كان مديرا القطاعات شركاء في الشركة أم مجرد موظفين معينين.  إذا كانوا مديرين معينين فإن التنظيم الحالي هو الأفضل.

ختاما .. نتمنى لكم التوفيق .....مع تحيات
إدارة الاستشارات والتوجيه
Coaching
بقيادة : نسيم الصمادي
www.edara.com