الإجابة

استشارة إدارية من موقع وتطبيق إدارة.كوم Edara.com حول المدير المالي والإداري و كيفية محاسبة مدير مالى واداري في شركتك:

هذه مشكلة تقليدية تواجهها معظم الشركات وقد واجهها أحد عملائنا المقربين، والحل ليس صعبا على الإطلاق لكنه يحتاج فقط إلى منهجية وخطوات تدريجية.  ولا بد في النهاية مما ليس منه بد.  وكلما كان الحل أسرع و أذكى كلما كانت النتائج أفضل.  ولا بد من دفع بعض الثمن لهذا الخطأ الإداري والمالي المكلف وهو ترك شخص واحد يتحكم بالمقادير المالية لشركة بأكملها سواء كان مدير مالى وادارى مستقل أو المدير المالي والإداري للشركة .

بداية .. دعني أسألك سؤالا:  ماذا لو مات أو استقال أو مرض هذا الرجل؟  ماذا ستفعل؟

ابدأ فوراً ..

اتفق مع شركة مراجعة محاسبية وتدقيق مالي واحضر منهم مدير مالى وادارى خبير متوسط الخبرة وغير مكلف كثيرا، وقل لمحاسبك أو المدير المالي والإداري الحالي بأن الزكاة والدخل أو وزارة التجارة أو أي جهة أخرى طلبت مراجعة وتدقيق سجلاتنا المالية لتقدير ما سندفعه من زكاة مثلا.  أو قل له وحسب الموقف وظروفكم الإدارية والتوقيت:  نريد تطوير الإدارة المالية من أجل التوسع  أو أي سبب يمكن أن يصدقه.

احضر المدير المالي والإداري ويكون معه مدقق آخر مساعد في الظاهر، ولكنه في الواقع مدير مالى وادارى جديد اختارته لك الشركة الاستشارية والذي سيتولى المهمة لاحقا.  أنت في كل الأحوال ستضطر لمواجهة هذا الموظف غير الأمين، ولكن بهدوء وتأن.  إن لم يوافق قل له هذا أمر غير قابل للنقاش ولا بد من تطوير كل الإدارات والبدء بالإدارة المالية نظرا لأهميتها. 

المدير المالي والإداري الجديد الذي سيتولى يجب اختياره بعناية فائقة، وسيشارك في المراجعة والتدقيق حتى يتم حصر كل الثغرات وتحديد كل العملاء المبعثرين في ذاكرة موظف واحد  - قد الإمكان - مع أنه من المؤكد أن هناك حسابات أو أصول أو اموال ستضيع، ولكن التأخير سيؤدي لخسارة أكبر.

بعد حصر ومراجعة كل الحالات، من المؤكد أنكم ستكتشفون بعض الاخطاء، وهنا يطلب منه تسليم الإدارة المالية، ويتم تعيينه مستشارا لك أو لرئيس مجلس الإدارة في الظاهر، ولكن الفكرة هي بقاؤه لفترة محدودة تقدرها أنت، وهي لن تزيد عن 3 شهور أخرى.  

في حالة رفضة الخضوع للمراجعة والتدقيق يتم توجيه إنذار له، وإحضار المدققين رغما عن أنفه، وإذا ما حاول التهرب يتم تعيين مدير مالي مكانه فورا، دون فصله.  بل يتم تجميده في مكتب وحيدا وتركه يضرب أخماسا بأسداس، حتى يضعف ويستقيل، ولكنه في النهاية سيتعاون ويرضخ.  طبعا بقاؤه في الإدارة ووجود شخص آخر مكانه سيؤدي إلى كشف الكثير من الأخطاء التي سيحاسب عليها، مما يعني أنه قد يخرج دون مكافأة نهاية خدمة، أو بأدنى المكافآت الممكنة.

من المهم أيضا أن تقوم برفقته بزيارة معظم العملاء وذوي الحسابات الكيرة والأهمية الاستراتيجية، وكذلك الموردين، فإن رفض يتم الاستعانة بأحد مساعديه، واستخراج الفواتير وتحديد كبار العملاء الذين ستزورهم أنت شخصيا وتتعرف عليهم قبل مغادرته.  

ختاما .. يجب الانتباه إلى عدم ظلم الرجل، بل يجب التأكد من كل الشكوك وعدم اتخاذ قرارات انفعالية.  نقترح معاملته بحزم ولكن باحترام، فربما أنه بدأ حياته مخلصا للوالد ووقف إلى جانبه وسانده في مرحلة ما، ثم أدت عدم الرقابة والبطء في التغيير وعدم المتابعة إلى تغير سلوكه والتحول إلى تفكير وسلوك سلبي.

للمزيد يمكنك أيضاً قراءة المواضيع التالية:

أساسيات التمويل والاستثمار

الإدارة بالقيمة الاقتصادية المضافة ( قام ) EVA

المالية والمحاسبة

إدارة التكاليف الذكية لتخفيض النفقات

دليل تقييم الشركات

الذكاء المالي

كان يا ما كان في عالم الأعمال

خارطة طريق المدير لمنع التزوير
 

مع تحيات
إدارة الاستشارات والتدريب

Edara.com App

دبي Dubai