تنظيم العمل المؤسَّسي

تتعلَّم في هذا الملخَّص تنظيم دورة العمل بتقسيمها إلى مراحل، وتتمكَّن من تحديد الخطوات المهمَّة التي تنقل عملك من المستوى العادي إلى التميز والازدهار.

علم تنظيم العمل

يعدُّ الاعتماد على شخص واحد -قد يكون المدير أو المالك– من أكبر التحدِّيات التي تُواجه الأعمال الصغيرة والمُتوسِّطة، حيث يعتمد معظم العاملين في المؤسَّسة على معرفة أو قدرات ذلك الشخص، ولا يستطيع شخص آخر أن يحلَّ محلَّه، أو يتخذ قرارات باستقلالية من دون الرجوع إليه. أمَّا المؤسَّسة التي يسير العمل فيها وفقاً لنظام محدَّد ودقيق فإنها لا تواجه هذا التحدِّي على الإطلاق لأن كل فرد في الفريق له دور محدَّد بموجب هذا النظام والكل يقوم بدوره بلا إخلال أو اتكال.

مراحل نظام العمل الفعَّال

يتطلَّب وضع نظام عمل فعَّال داخل المؤسسة أربع مراحل مستقلة، ولكن معظم المؤسسات تقف عند مرحلة منها:

1.مرحلة البقاء: وهي مرحلة الكفاح من أجل تحقيق مُلاءمة المنتج للسوق لكي يستمر.

2. مرحلة الثبات: وفيها يستقرُّ العمل، ولكن من دون أي توثيق للعمليات الرئيسة.

3. مرحلة التطوير: في هذه النقطة يكون قد اكتمل توثيق العمليات الرئيسة، ويوجد نموذج واضح للعمل، ولكن تشوبه بعض الثغرات والتنفيذ غير المتسق.

4. مرحلة الرَّواج: وهنا تكون الأنظمة موثوقة بدرجة تسمح لكلِّ شخص أن يمارس دوره بوضوح، ويقلُّ الاعتماد على الأشخاص الذين كانوا فيما سبق محور كل المراحل ويُعتمَد عليهم في كل التفاصيل. في هذه المرحلة تكتمل عناصر فريق العمل المتعاون والمنتج.

كيف تؤسِّس نظام العمل؟

-1التحديد: ألقِ نظرة شاملة على الأنظمة الأساسية التي يحتاجها عملك ليبدأ في تحقيق الأرباح.

2-التعيين: اكتب قائمة بالإدارات الأساسية، وعيِّن رؤساء الأقسام والعمالة المُدرَّبة التي تحظى بالمعرفة الخاصة بكل مهمَّة.

3-التوثيق: اجمع معلومات الفريق وخبراتهم التي يمكن توثيقها، وحوِّلها إلى نظام قابل للمشاركة والتكرار. سجِّل مهام كل موظف مُدرَّب مُرفَقة بخطوات واضحة ومُفصَّلة.

4-الترتيب: رتِّب خطوات النظام بحيث يسهل على الأفراد الامتثال لها، وهنا تحتاج إلى أداتين أساسيتين، وهما: برمجيَّات إدارة الأنظمة، وبرمجيَّات إدارة المشروعات. كلتاهما تُسهِّل على أعضاء فريقك الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها، وأن يكونوا في نفس الوقت خاضعين للمُساءلة.

5-تحديث عادات العمل: تخلَّص من العادات القديمة، وأسِّس عادات جديدة، ورسِّخ ثقافة تقوم على النظام. ابحث عن مدير مناسب يُقدِّر النظام، ويملك شغفاً حقيقياً بالتفاصيل والتنظيم. دعه يشارك الفريق في تطوير الأنظمة وتنفيذها والامتثال لها.

6-التوسُّع: واصِل التوثيق والترتيب إلى أن تتمكَّن من التوسُّع، أو اغتنام الفرص الجديدة. اعمل بانتظام على تحرير أفضل المواهب لديك كي يُركِّزوا أكثر على الأنشطة عالية المردود، مثل تطوير العمل والمُنتَجات.

7-الاستخدام الأمثل: أنشئ لوحة بيانات خاصة بالمقاييس الرئيسة، واستخدم النتائج في متابعة الأنظمة وتحقيق الاستخدام الأمثل. عندما تُغيِّر أحد أنظمة العمل، قد ينتج عن ذلك آثار واسعة النطاق، لأن كل الأنظمة متشابكة، لهذا يجب التركيز على النتائج طوال الوقت حتى تُقيِّم فاعليَّة التغيير وجدواه.

تأليف:

ديفيد جينينز: خبير في تنظيم العمل ومؤسس موقع “SYSTEMology”، يقدم بودكاست عن تسهيل الأعمال.

للمزيد إليك الكتب التالية:

1. خلاصة كتاب "أعد ابتكار نموذج أعمالك"  http://bit.ly/3LdfK0U

2. خلاصة كتاب "دليل نجاح المشروعات الناشئة"  https://bit.ly/419oJG0

Title: SYSTEMology: Create time, reduce errors and scale your profits with proven business systems

Author: David Jenyns

Publisher: ‎SYSTEMology

Pages: 212

ISBN: 978-0648871033