الإجابة

استشارة الاشراف الإداري وما نطاق الاشراف  في الادارة 

 إجابة المستشار الإداري حول نطاق الاشراف و دور الاشراف الإداري ومبدأ نطاق الاشراف في قيادة وإدارة المؤسسات الحديثة

ما يحدد نطاق الاشراف الإداري هو الهيكل التنظيمي. فما مدى أهمية الهيكل التنظيمي وما معنى التنظيم المؤسسي؟ هذا ما توضحه الاستشارة الإدارية بعد تحديد معنى الاشراف الإداري.

الاشراف الإداري يشير إلى عملية إرشاد وتوجيه ومراقبة الأعمال والموظفين في إطار المؤسسة أو المنظمة. يهدف الإشراف الإداري إلى ضمان تنفيذ الأنشطة والمهام بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب، وتحقيق الأهداف المحددة.

أما نطاق الاشراف في الادارة فيتضمن مجموعة المهام والوظائف ذات الصلة، ويمكن أن يختلف من مؤسسة إلى أخرى. ومع ذلك، هناك بعض الجوانب العامة لنطاق الاشراف في الإدارة وتشمل:

·  توجيه الموظفين: بمعنى إعطاء التوجيهات للموظفين بشأن الأعمال المطلوبة وكيفية تنفيذها بشكل صحيح.

·   تنظيم العمل: أي توزيع المهام – المهمات - بين الموظفين وضمان تنفيذها بشكل منتظم وفعال.

·   مراقبة الأداء: معنى مراقبة الأداء هو مراقبة أداء الموظفين ومتابعة تقدم العمل وتقييم النتائج لضمان تحقيق الأهداف المطلوبة وفق مؤشرات الأداء.

·   تقييم الأداء: تقييم أداء الموظفين يشمل تزويدهم بملاحظات بناءة وتوجيهات لتحسين أدائهم وتطوير مهاراتهم.

·  تحقيق الكفاءة والفاعلية: يهدف الاشراف الإداري إلى تحقيق أعلى مستويات الكفاءة والفاعلية في أداء الأعمال وتنفيذ العمليات المؤسسية من خلال تحسين العمليات وتطوير السياسات والإجراءات الإدارية.

تعريف الهيكل التنظيمي:

الهيكل التنظيم هو: إطار عمل يوضح أدوار الأفراد والجماعات في تحقيق أهداف المنظمة، والمسؤول الذي يتبع له كل فرد، وما يتمتع به كل فرد من سلطة اتخاذ القرار، والربط بين مختلف الأفراد والجماعات للعمل والأداء ضمن فريق العمل وفي وحدة متكاملة لتحقيق أهداف المنظمة. ولا تختلف مبادئ الاشراف الإداري كما لا يختلف نطاق الاشراف الإداري من حيث التنظيم والأدوار بين مؤسسات القطاع الخاص و مؤسسات القطاع العام، أو القطاع الحكومي كما يسمى.

ومن وجهة نظر الاشراف الإداري  نطاق الاشراف و ارتباطاهما بالهيكل التنظيمي يجب مراعاة ما يلي، لا سيما عند إعداد أو تصميم الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة:

· التخصص في العمل - تجميع الأعمال.

·  التوسع الأفقي

·  سلسلة الأوامر

·  تفويض السلطة

·  نطاق الإشراف

· التوسع الرأسي

· المركزية واللامركزية.

ويمكن أن تتم عملية تجميع الأعمال - التوسع الأفقي - وفقاً لمعايير/ أسس عديدة، لكل منها مزاياه وعيوبه. ولا يوجد في مبدأ نطاق الاشراف أساس واحد مثالي يصلح لجميع المنظمات لتحديد نطاق الاشراف في كل الظروف. وهي:

·  التجميع على أساس الوظيفة.- التجميع على أساس المنتج  

·  التجميع على أساس المنتفعين - التجميع على أساس جغرافي

·  التجميع المختلط أي تجميع المزيج / المركب

هنالك بعض الاعتبارات الإرشادية التي يمكن الإشترشاد بها أثناء اختيار نطاق الاشراف وتحديد مستويات الاشراف الإداري، وهي:

1. الاستفادة من مبدأ التخصص في العمل : بمعنى تجميع الأعمال المتشابهة التي تتطلب قدرات ومعارف متشابهة في وحدة واحدة لإتاحة الفرصة للأفراد لتبادل الآراء والخبرة.

2. المساعدة على تحقيق قدر مناسب من التنسيق بين الوحدات المختلفة.

3.  ضمان إعطاء الاهتمام الملإئم للأنشطة ، مثلاً الوحدات الأكثر أهمية تتبع لأعلى سلطة في المنظمة.

4.  تسهيل عملية الرقابة.

5.  تخفيض المصروفات .

6.  مراعاة الظروف المحلية للمنظمة.

7.  تحقيق التعاون بين العاملين.

ثانياً: التوسع الرأسي : حيث يشير نطاق الاشراف أو الاشراف الإداري إلى ما يسمى نطاق الرقابة، يشير إلى أن هناك حداً أقصى لعدد المرؤوسين الذين يستطيع الرئيس / المشرف الإداري أن يشرف عليهم، وهذا هو تحديد نطاق الاشراف. ما يعني أن عدد الموظفين الذي يديرهم المشرف الإداري ليس ثابتاً ولكنه يتوقف على عوامل ومتغيرات من أهمها:

• قدرات الرئيس والمرؤوسين واتجاهاتهم - حجم المنظمة
• مدى التفاعل المطلوب بين الرئيس والمرؤسين - صعوبة العمل متنوعة
• حجم الأعمال غير الإشرافية المطلوبة من الرئيس - مدى تكرار المشكلات
• مدى التوسع في تطبيق السياسات والتعليمات

وأخيرا يجب التحذير من المغالاة في التوسع في مبدأ نطاق الاشراف لأن ذلك سيؤدي إلى إرهاق الرئيس أو المشرف الإداري فيكون لـ الاشراف الإداري أثر عكسي، ويثقل كاهل المدير بأعباء كثيرة، حيث لا يتاح الوقت للمدير لبذل الوقت والجهد اللازمين لـ الاشراف الإداري الفعال على المرؤوسين. ولا المغالاة في تطبيق نطاق الإشراف الضيق لأنه سيزيد التكلفة وصعوبة التخطيط والرقابة.

يمكن الرجوع لـ ملخصات الكتب المقروءة pdf والصوتية Audio Books والتي تتناول الثقافة التنظيمية والهياكل التنظيمية في المؤسسات والشركات والدوائر الحكومية في الدول العربية، وعلى رأسها السعودية والإمارات ومصر والأردن.

الميزة التنافسية: الصحة التنظيمية والخلطة السرية للمؤسسات الإيجابية

الإدارة في ظل الغموض: الاستراتيجية المستقبلية والنظرة الثاقبة 6/6

الصحبة الطيبة: رأس المال الاجتماعي كقوة خفية دافعة للعمل

 لتطابق أفعالك أقوالك: ما يجب أن يفعله المديرون لغرس ثقافة تنظيمية منجزة

خارطة طريق المدير لمنع التزوير

تخلص من تقارير الأداء: كيف تنشر ثقافة الترغيب وتقضي على ثقافة الترهيب

ثقافة التنفيذ: كيف تحول الخطط والاستراتيجيات إلى نتائج وإنجازات

مع تحيات
إدارة الاستشارات والتدريب
www.edara.com

تطبيق إدارة.كوم   Edara.com App