اعمل بذكاء لا بعناء

إدارة الوقت
في عالم يتغيَّر بخطى متسارعة وتزداد فيه الضغوط عن أي وقت مضى، أصبح من الضروري أن نتبنى منهجية فعالة في إدارة وقتنا وجهدنا، وأن نتعلَّم كيف نحقِّق أقصى استفادة من مواردنا المحدودة دون الحاجة للإفراط في العمل.

تبدأ رحلة التغيير الفعال بالاستيقاظ المبكر، فلا يمكنك أن تزيد عدد ساعات اليوم الواحد، ولكن يمكنك أن تستيقظ لمدة أطول وتستثمر وقتك على أكمل وجه، كما أثبتت دراسات أن الاستيقاظ مبكراً يعزِّز مرونة الإنسان ويمنحه دفعة قوية ليبدأ يومه بحماس أكبر ويحقق إنتاجية أعلى.
 
استيقظ مبكراً بنحو 15 دقيقة عن وقتك المعتاد لمدة 3 إلى 4 أيام متتالية، وبمجرد أن تعتاد الاستيقاظ في هذا الموعد، أضف 15 دقيقة أخرى وكرِّر هذا العملية حتى تستقر على وقت استيقاظ محدد. استثمر هذا الوقت الإضافي في التأمُّل أو ممارسة التمارين الرياضية أو القراءة، أو غيرها من الأنشطة التي تساعدك على استقبال يوم جديد بحيوية ونشاط.

من المهم أيضاً أن تخطِّط ليومك بشكل مسبق، بيوم واحد على الأقل، خصِّص بعض الوقت في نهاية كل يوم لوضع جدول مهامك في اليوم التالي وتخصيص المدة الزمنية المناسبة لكل مهمة تجنباً لتداخل المهام أو تراكمها. 

ونظراً إلى تعدد مصادر التشتت في المنزل والعمل، يمكنك اعتماد بعض الاستراتيجيات التي تعزِّز تركيزك وتجدِّد نشاطك على مدار اليوم واختيار الأنسب منها:

1. تقنية بومودورو: تقوم هذه التقنية على تقسيم ساعات العمل إلى جلسات متصلة مكونة من 25 دقيقة تفصلها استراحة مدتها 5 دقائق، وعندما تُكمل 4 جلسات متتالية، يمكنك الحصول على استراحة أطول تتراوح بين 15 إلى 30 دقيقة.

2. الفواصل الزمنية: يعتقد بعض الباحثين أن عقولنا تمتلك القدرة على العمل بشكل متواصل لمدة 90 دقيقة تليها استراحة مدتها 20 دقيقة لتحقيق أفضل النتائج. 

جرِّب كلتا الاستراتيجيتين وواظب على تطبيق الأكثر ملاءمة لطبيعة عملك وقدراتك الذهنية. واستثمر فترات الاستراحة بشكل متنوع، فبدلاً من التحديق في شاشة الحاسوب أو الهاتف، جرِّب تناول كوب من الشاي أو وجبة سريعة صحية، أو التنزه بالخارج لاستنشاق بعض الهواء النقي، أو التحدث مع أحد زملائك بالعمل حول أمور غير ذات صلة بالعمل. اختر النشاط الأنسب لك كي تجدِّد نشاطك وتواصل العمل بفاعلية.

كما يعد شرب المياه بانتظام على مدار اليوم من العادات المهمة التي يتعيَّن عليك تبنِّيها، ويمكنك الاستعانة بأحد تطبيقات هاتفك الذكي لتذكيرك بأوقات شرب المياه الأساسية نظراً إلى دورها في تحسين الدورة الدموية وتعزيز قدراتك الإنتاجية. 

تحديد الأولويات وتحسين العمليات
تتحقَّق الكفاءة في العمل من خلال بعض الخطوات، أبرزها تقسيم المهام حسب أولويتها، وتحسين العمليات من خلال اكتشاف طرق مبتكرة لتحسين الكفاءة وتقليل الجهد المبذول في المهام الروتينية.
 
ركِّز على المهمة قيد التنفيذ ولا تشتِّت نفسك بين أكثر من مهمة، وإن تعذَّر عليك إنجاز مهمة ما، يمكنك تقسيمها إلى مهام مصغرة قابلة للتنفيذ لتسهيل العملية وتقليل الوقت، وترتبط القدرة على التركيز بممارسة أخرى وهي القدرة على الرفض، فإصرارك على قبول جميع المهام الموكلة إليك على الرغم من تكدُّس جدولك بالمهام المؤجَّلة لن يفيدك أو يترك انطباعاً جيداً عنك كما تعتقد. على النقيض، توجد علاقة عكسية بين زيادة المهام وكفاءة المخرجات. 

ومن هنا تبرز أهمية الاعتذار عن قبول أي مهام إضافية إلى حين الانتهاء من المهام التي يجري العمل عليها. اشرح أسبابك وحدِّد إطاراً زمنياً واضحاً لإنجاز المهام الإضافية المسندة إليك. بهذه الطريقة يتسنَّى لك وضع توقعات الآخرين في قالب واقعي وتجنُّب الاحتراق الوظيفي.

دور القائمة المرجعية في تحسين الإنتاجية
كلنا نعرف كيفية إعداد قائمة مرجعية بالمهام والمسؤوليات المسندة إلينا، ولكنَّ قليلاً من يعرف أن هناك نوعين من القوائم المرجعية، ولكي تحقِّق الاستفادة المرجوة منها، لا بد من فهم كلا النوعين وتحديد أيهما ستستخدم قبل البدء في إعداد قائمتك:

1. قوائم الاطلاع: تشبه هذه القوائم وصفات الطعام إلى حدٍّ كبير، إذ تقرأ المهام المُدرجة بالقائمة وتنفذها واحدة تلو الأخرى إلى حين اكتمال القائمة.

2. قوائم التحقُّق: تعتمد هذه الطريقة على إنجاز المهام من دون الرجوع إلى القائمة استناداً إلى ترتيب المهام في ذاكرتك، ثم الاطلاع على القائمة في نهاية المطاف للتأكُّد من إتمام المهمة على النحو المطلوب. 

أياً كان اختيارك، حدِّث قائمتك بانتظام وأدخِل التعديلات اللازمة إذا اقتضت الحاجة.
 
للمزيد يمكنك الاطلاع على ملخصات كتب مشابهة مقروءة PDF أو ملخصات كتب صوتية Audio على موقع إدارة.كوم Edara.com:

• ملخص كتاب ما يستحق الإرجاء يستحق الإلغاء pdf هكذا تقضى على التسويف

• ملخص كتاب ساعة التركيز pdf برنامج لإدارة عملك وحياتك في ساعة واحدة ل أسبوع

• ملخص كتاب إدارة الوقت من الداخل للخارج pdf نظام شامل لضبط أعمالك

• الأولويات أولى pdf لتعيش وتحب وتتعلم وتترك أثراً خالداً

• ادخار الوقت pdf فلسفة الحياة بعيداً عن دقات الساعة

• المسار الوظيفي pdf النجاح والسعادة في مسارك الوظيفي

• معجزة الصباح: استيقظ وابدأ يومك مبكراً وغيِّر حياتك pdf

• أربعة آلاف أسبوع: إدارة الوقت للحكماء والأذكياء pdf

تأليف:
تيمو كياندر: مؤلف ومتحدث  وصاحب  مدونة  Superdad Productive

Title: Work Smarter Not Harder: 18 Productivity Tips That Boost Your Work Day Per-formance
Author: Timo Kiander
Publisher: Independently Published 
Pages: 57