الاستشارات 66#

هيكل تنظيمي

ما هي أسس بناء الهيكل التنظيمي للمنظمة؟ هل هناك إدارات/أقسام/وحدات يجب أن تتبع مباشرة لرأس الهرم؟ ما معني إرتباط إدارات/أقسام/وحدات برأس الهرم (في الهيكل) بواسطة خط متقطع ------- وليس خط عادي_____؟ هل هناك كتب تنصحون بقراءتها في هذا المجال مع جزيل الشكر

الإجابة

عميلنا العزيز
الهيكل التنظيمي نظام مؤلف من شبكات المهام أو الوظائف تقوم بتنظيم العلاقات والاتصالات التي تربط أعمال الأفراد والمجموعات معاً. يتضمن الهيكل التنظيمي الجيد عنصرين هامين يكونان مصدر قوة للمؤسسة، وهما: تقسيم العمل حسب الاختصاص, والتنسيق من أجل إنجاز المهام بفاعلية لتحقيق أهداف المنظمة بشكل أفضل. وكثيرا ما يتمتعديل الهيكل التنظيمي ليتلائم مع المتغيرات, وإدخال الجديد ليتلاءم مع المتغيرات والمتطلبات الحديثة.وفي هذا السياق لا بد من معرفة العوامل التي يجب أن تتوفر في هياكل المؤسسات ومنها:حجمها إن كان صغيراً أو كبيراً, مدة حياتها, موقعها, حيث أن العمل يتأثر إذا كان هناك مركز واحد أو فروع وآليات أخرى مساندة, ويتأثر الهيكل التنظيمي أيضاً بدرجة التخصص فيها, فكلما كانت درجة التخصص المطلوبة في العمل محدودة كلما كان الهيكل التنظيمي بسيطاً.كما يجب أن يكون في المنظمة تقسيم للعمل ووصف وظيفي لكل موظف ليحدد المسؤوليات ومهمات الإدارات والسلطة فيها, وكيفية سيرها التي توضع في خريطة تنظيمية, وفي التنظيم الإداري عنصر هام ضروري لتنفيذ العمل ومتابعة ودقة القيام به, وهو وجود أجهزة محاسبية, بالإضافة إلى الاهتمام بالموارد البشرية وتدريبها.يبني هيكل التنظيم الإداري على الأسس والمبادئ العلمية التالية:•التسلسل الهرمي:أي وجود رئيس واحد لكل مرؤوس لتفادي تضارب الصلاحيات بين الموظفين والأقسام.•المرونة:حيث يتم الفصل بين الوظيفة والشخص الذي يشغلها. فقد تتطلب إحدى الوظائف اكثر من شخص أو لا تستدعي وظيفة شخصا للعمل وقتا كاملا .•التخصص:بالفصل بين وظائف النشاطات المختلفة ليقوم كل شخص بأعمال متكاملة.•تفويض السلطة:بتفويض الرئيس بعض سلطاته لمروؤسيه حتى يجعل وقته اكثر إنتاجيه بالتخلص من الأعمال الروتينية.• وقد يظهر مخطط التنظيم الاداري المستويات الإدارية التالية:o دائرة ويرأسها مديرo قسم ويرأسه رئيسo شعبة ويرئسها مسؤولهناك إدارات كثيرة يمكن أن تتبع للرئيس مباشرة، منها مثلا إدارة مكتبة، والعلاقات العامة والإعلام، وأية أقسام ذات استقلالية يرى مجلس الإدارة الحاقها بالإدارة العليا مباشرة نظرا لوضعها المؤقت أو الاستثنائي أو اهميتها.أما الخطوط المتقطعة في الهياكل التنظيمية فلها معنى هام فعلا. فهي تصل ما بين مدير وبين موظفين يتبعونه ولكن ليس بشكل مباشر، أو لا يتبعونه وحده. فمثلا يمكن لمدير مبيعات إقليمي ان يتبع مديرعام المبيعات في المركز الرئيس ويتبع أيضا مدير الفرع في الدولة أو المدينة التي يعمل فيها. ويمكن لمساعدة المدير العام مثلا ان يتبعه مباشرة، لكنه أيضا على صلة متقطعة مع مجلس الإدارة أثناء اجتماعات المجلس وهكذا.من أشهر الكتب في المجال كتاب ربتشارد بيرتون التالي:Organizational Design: A Step-by-Step ApproachbyRichard M. Burtonوكتاب جريجوري كيسلر التالي:Leading Organization Design: How to Make Organization Design Decisions to Drive the Results You Wantمع تحياتإدارة الاستشارات والتوجيهCoachingبقيادة: نسيم الصماديwww.edara.com



بواسطة:نسيم الصمادي
بتاريخ:08/06/2013